Quando la formazione non è la (sola) risposta

“Mi serve formazione su X.”
È questa la richiesta che i responsabili delle risorse umane fanno più spesso ai formatori.

Quando emerge che i dipendenti o i manager non portano avanti il lavoro come vorrebbero o come ci si aspetta, la soluzione percepita come più efficace è quasi sempre una: fare formazione per aggiornare i dipendenti e metterli al passo con le ultime novità.

La richiesta nasce il più delle volte dalla necessità di risolvere un problema o dall’opportunità di migliorare il modo di agire, e l’obiettivo è senza dubbio generare un cambiamento positivo per l’azienda. Ma siamo sicuri che la formazione sia sempre il modo migliore per farlo?

L’azienda non è una scuola

Gran parte delle imprese che chiedono formazione lo fanno perché attraverso di essa sperano di ottenere conoscenze e competenze che prima non possedevano. Si aspettano che i loro dipendenti e team siano in qualche modo ‘educati’ ed escano dalla giornata o dalle giornate di formazione con un nuovo bagaglio di conoscenze e di capacità.

Niente di diverso, in sostanza, da quello che succede a scuola: un formatore esperto della materia (e, nella migliore delle ipotesi, anche di tecniche di formazione) è chiamato a insegnare nozioni e strumenti a persone che ancora non li padroneggiano. Ecco che, come si suol dire, il formatore ‘sale in cattedra’, per trasferire ai partecipanti le informazioni di cui è esperto.

Una volta avvenuto il passaggio di conoscenze, tutti sembreranno soddisfatti: i team partecipanti che hanno acquisito nuove conoscenze, magari anche in modo divertente e coinvolgente; i responsabili delle risorse umane, testimoni della riuscita del corso; e infine anche il formatore, consapevole della buona riuscita della giornata.

Cosa ci siamo persi

Adesso, immaginiamo di tornare in azienda un mese dopo questo corso e di chiedere ai partecipanti in che modo quello che hanno imparato durante la formazione stia impattando sul loro lavoro.

La nostra esperienza ci insegna che nella maggior parte dei casi la risposta a questa domanda è: “In nessun modo.” Sono pochissime le persone che dopo la formazione integrano nel quotidiano ciò che hanno imparato e, quando questo succede, l’impatto è spesso solo marginale: team e persone usano i nuovi metodi e strumenti solo per ‘provare qualcosa di nuovo’, dopo aver portato a termine i loro compiti secondo le tecniche tradizionali che hanno sempre utilizzato.

Sia chiaro: questo può succedere anche se la formazione è realizzata secondo gli standard più innovativi, come ad esempio quelli del Business Design. Anche quando i partecipanti sperimentano direttamente nuove tecniche e metodi, spesso poi non sanno come applicare ciò che hanno sperimentato senza il supporto del formatore.

Il problema è che nella maggior parte dei casi, nonostante si sperimenti di persona, il cambiamento che la formazione dovrebbe generare non ha luogo oppure ha luogo solo in minima parte. Perché? Il più delle volte, perché è stata sbagliata la progettazione: si è cercato di risolvere attraverso la formazione un problema che la formazione non poteva risolvere.

 Formazione e performance

La formazione, infatti, non è adatta a risolvere problemi legati alle performance, o almeno non sempre. Immagina ad esempio che un dipendente non sia pienamente consapevole degli standard richiesti, oppure che non abbia effettivamente a disposizione le risorse per raggiungerli, oppure ancora che le aspettative siano troppo alte rispetto alla sua posizione: in tutti questi casi, la formazione servirà a ben poco.

È a questo punto che il Business Design assume un ruolo fondamentale. Il Business Design ci insegna infatti a mettere al centro delle strategie aziendali i problemi dei clienti: prodotti e servizi possono avere successo sul mercato solo se rispondono correttamente alle esigenze e ai bisogni di coloro che li dovranno acquistare. La stessa cosa vale nel caso della formazione: se essa non viene progettata in funzione dei problemi che è chiamata a risolvere non potrà essere efficace, se non per puro caso.

Ci troviamo qui in una situazione molto simile a quella delle aziende che non vendono più quanto dovrebbero o vorrebbero. In questi casi si è subito portati a focalizzare l’attenzione sul prodotto. Se non si riesce a mantenere la propria quota di mercato si tende ad abbassare i prezzi, ad esempio, mentre se si ritiene che il prezzo sia corretto si prova ad aggiungere al prodotto qualche nuova caratteristica che lo renda più appetibile.

Eppure spesso i clienti continuano a non comprare, perché abbassando i prezzi o modificando il prodotto non siamo stati in grado di risolvere il loro problema o di soddisfare un loro bisogno. Lo stesso succede anche nel caso della formazione: ci si concentra solo su quella e ci si scorda che essa può abilitare solo certi tipi di cambiamento.

La formazione viene percepita troppo spesso come un punto di partenza, quando invece dovrebbe essere considerata un punto di arrivo. Essa non è una soluzione di per sé, ma un abilitatore per risolvere una serie ben specifica di problemi.

 Come migliorare le performance

Se quindi l’obiettivo è migliorare le performance dell’azienda, prima di tutto dovresti approfondirne l’analisi. Quali risultati ti aspetti? Come pensi debbano essere ottenuti? E da chi? In sostanza, anziché progettare da subito un percorso di formazione è necessario prima realizzare otto attività preliminari e rispondere a otto domande sulle performance:

Se la risposta anche a una sola di queste domande è “no”, significa che la formazione non basterà a risolvere il problema sulle performance che stai affrontando. Nessuna attività di formazione sarebbe in grado di migliorare la situazione se, ad esempio, mancassero il tempo o le risorse per ottenere i risultati attesi, oppure se le persone non credessero che ottenere quei risultati sia davvero importante per l’azienda.

Questo significa forse che la formazione sia inutile? Naturalmente no. Il fatto è che la formazione risolve un altro ordine di problemi, che può essere fatto risalire a un’ulteriore domanda, ovvero: i miei dipendenti e collaboratori possiedono le competenze per raggiungere i risultati fissati?

Ecco quindi il punto centrale della questione: risolvere le criticità sulle competenze non significa risolvere l’intero problema delle performance. Per questo motivo la formazione può essere, a seconda dei casi, uno degli aspetti di una strategia più ampia che, per essere davvero efficace, deve basarsi su un’analisi generale dell’intero sistema delle performance.