Perché a volte le riunioni non portano a una decisione (e come evitarlo)

Gestire bene un’azienda significa saper fare le scelte giuste. Si tratta di un dato di fatto solo apparentemente banale che vale per tutte le aziende: per quelle piccole, con pochi dipendenti e un’organizzazione agile, come per quelle di grandi dimensioni, con diversi settori e team di lavoro e con un’organizzazione strutturata e stratificata.

Ma cosa significa fare le scelte giuste? 
Quali strumenti e informazioni ti servono e quali difficoltà devi tenere in considerazione? 

Lavoro di squadra

Per quanto piccola sia la tua azienda, fare scelte presuppone il confronto con gli altri. Questo è molto chiaro per le grandi aziende, dove i team di lavoro sono costantemente coinvolti nella raccolta delle informazioni e nella progettazione di nuove idee. Vale però anche per le piccole imprese, quelle in cui una sola persona o un gruppo ristretto è chiamato a gestire più aspetti contemporaneamente. Anche in questo caso le decisioni dovrebbero arrivare sempre alla fine di un percorso basato sul confronto e l’ascolto – sia dei colleghi che, soprattutto, del cliente.

Qui però si manifesta un problema. Tutti abbiamo avuto esperienza di riunioni lunghe e sfiancanti: ogni partecipante dice la sua e nel frattempo le informazioni e le posizioni si sommano l’una all’altra, senza un ordine preciso e senza una vera sistematicità.

Quando poi arriva il momento di concludere la riunione e prendere finalmente una decisione le cose si fanno ancora più difficili: le idee proposte sono talmente tante e così eterogenee che scegliere diventa praticamente impossibile. Per uscire dall’impasse è allora spesso il manager o il responsabile a prendere una decisione, senza però una reale condivisione delle motivazioni e senza che sia stato possibile valutare concretamente i pro e i contro.

Il problema è che implementare un’idea significa impiegare tempo e risorse che, se l’idea dovesse dimostrarsi meno efficace del previsto, finirebbero per diventare un costo troppo alto per l’azienda. Certo, non tutte le idee funzionano e sbagliare è parte integrante dell’attività imprenditoriale, ma è altrettanto importante imparare dagli errori commessi.

Fare la scelta giusta è quindi fondamentale, eppure il più delle volte si arriva alle riunioni senza avere in mano gli strumenti per prendere decisioni ragionate.

 Scegliere sì, ma la cosa giusta

Forse allora è meglio spostare la questione: se scegliere un’idea da implementare è troppo rischioso, potrebbe essere meglio scegliere di non implementare nessuna idea, almeno in un primo momento.

Per quanto possa sembrare paradossale, la cosa giusta che devi fare è proprio questa. Il successo di un’idea infatti non lo decidono i team di un’azienda durante una riunione, ma i clienti attraverso le loro scelte d’acquisto. È ai clienti allora che bisogna rivolgersi per capire quali sono le idee da implementare e quali invece quelle da scartare.

Il punto non è selezionare l’idea giusta da implementare, ma capire quali test realizzare per ottenere direttamente dal mercato le informazioni che ti servono e fare una scelta più sicura e ragionata.

Con i clienti non devi mai dare nulla per scontato e devi invece trovare il modo di acquisire informazioni sui loro comportamenti, sui loro bisogni e sulle loro preferenze.

In sostanza, anziché partire dalla soluzione e rischiare così di implementare un’idea fallimentare, devi mettere in campo un processo che attraverso test rapidi e poco costosi, anche su più idee contemporaneamente, arrivi alla soluzione giusta. Una volta raccolti e analizzati i dati infatti saranno questi a indicarti chiaramente l’idea più efficace e con maggiori probabilità di successo.

 Come scegliere i test da realizzare?

La prima cosa da fare è rendersi conto che ci sono più cose che puoi testare.

Se hai letto qualche articolo di questo blog sai già che il primo passo è sempre valutare gli obiettivi del cliente. A questo proposito puoi utilizzare il Solution Design Canvas, una mappa che ti aiuta a definire meglio i problemi dei tuoi clienti e a capire sia quali caratteristiche devono avere le soluzioni da proporre, sia invece cosa debba essere scartato perché non aderente ai reali problemi del cliente.

Una volta fatto questo, e prima di pensare a scegliere quali soluzioni implementare, devi testare le tue assunzioni sui clienti, o almeno tutte quelle su cui hai basato il tuo lavoro fino a questo momento. Non tutte le assunzioni infatti avranno un impatto significativo sul progetto che vuoi realizzare, mentre altre sono così importanti che, se non verificate, potrebbero invalidare tutti gli sforzi che l’azienda si accinge a fare.

Per testare le assunzioni ci sono diversi modi. Puoi farlo utilizzando interviste, ricerche o anche l’osservazione diretta, andando a scovare i tuoi clienti e a studiarne di persona i comportamenti. Qualunque sia la strada che decidi di intraprendere, tieni ben a mente l’obiettivo: raccogliere dati che ti aiutino a verificare le aspirazioni, i problemi e le azioni dei tuoi target.

Una volta verificate le assunzioni, sei pronto per testare le soluzioni che hai immaginato. Per farlo puoi utilizzare le Experiment Card, uno strumento che utilizziamo spesso con le nostre imprese e che abbiamo presentato nel nostro libro ‘Business Design per le PMI’. Si tratta di un set di schede che contengono ciascuna una modalità per testare uno o più aspetti della soluzione che stai immaginando: azioni semplici da realizzare, che non richiedono investimenti consistenti ma che sono in grado di fornirti dati certi e incontrovertibili su cui basare le tue future scelte di progettazione.

Una volta realizzati i test e raccolti i risultati, scegliere sarà molto più semplice e quasi automatico. Ricordati sempre di valutare i progetti che vuoi realizzare anche in base al tuo modello di business: se avrai bene in mente il tuo business model potrai scegliere più facilmente l’idea che si è dimostrata non solo più efficace grazie ai test, ma anche più adatta nell’ambito dell’intera catena di produzione e distribuzione del valore.