Come organizzare riunioni che funzionano

L’esigenza di allinearsi e condividere progetti e strategie accomuna indistintamente tutte le imprese. Riguarda i manager delle grandi aziende, che spesso hanno bisogno di diffondere un mindset unico fra i team e che devono lottare per guadagnarsi il tempo e l’attenzione di coloro che desiderano coinvolgere. Ma riguarda anche gli imprenditori delle PMI, che vorrebbero dipendenti e manager più attivi, partecipativi e organizzati.

Che ci sia bisogno di creare accordo sulla vision aziendale, di far comunicare reparti e team che operano in modo disomogeneo oppure di far contribuire tutti al raggiungimento degli obiettivi comuni, la soluzione a cui si pensa è sempre la stessa: indire una riunione.

Tutti però sappiamo che le riunioni, anche quelle nate con le migliori intenzioni, si possono trasformare in grosse perdite di tempo. Chi non ha mai partecipato a riunioni interminabili dove tutti dicono la loro ma nessuno decide? O, al contrario, dove nessuno parla tranne il management che poi impone le sue decisioni? Oppure ancora dove le persone si distraggono, non partecipano o peggio ancora fanno ostruzionismo?

Come si organizza una riunione che funziona

In un articolo pubblicato su questo blog avevamo già parlato di alcune tecniche per imparare a prendere decisioni durante le riunioni. Oggi invece vogliamo concentrarci su un altro punto: come organizzare le riunioni in modo da renderle efficaci già prima del loro inizio.

Per farlo vogliamo partire da una citazione dal libro Riunioni visuali di David Sibbet, che scrive:

“Quando le persone entrano in una riunione cercano sempre di immaginare di che cosa si tratti. Il processo inizia prima della riunione, sostenuto da email e altre comunicazioni. È la parte del processo in cui [le persone] costruiscono una storia personale sul potenziale dell’incontro e probabilmente immaginano quanto vogliono investirvi. Il modo in cui immaginiamo il nostro compito inquadra le nostre percezioni. Fare in modo che le persone comincino presto a parlare di quello che si aspettano, degli esiti sperati, è ancora più efficace.”

Il senso insomma è che l’allineamento, l’accordo, la partecipazione, l’investimento, l’entusiasmo, gli apprendimenti, la messa a terra e i risultati si cominciano a costruire prima della riunione, ovvero sin dal momento della sua convocazione.

E allora come indire una riunione in maniera efficace? Come preparare e comunicare la riunione in modo tale da attivare un processo di coinvolgimento e farlo compiere, se possibile, agli stessi partecipanti?

Per rispondere partiamo ancora una volta da Sibbet, che nel suo libro fa riferimento al modello Gibb, Weisbord e Drexler. Secondo questo modello, le persone convocate a una riunione devono rispondere a una serie di domande sociali ed emozionali prima di iniziare a lavorare con gli altri. Se le persone non trovano risposta a queste domande non saranno in grado di partecipare in modo coerente, perché mancheranno loro gli strumenti minimi per investire e impegnarsi concretamente nella riunione.

Per questo sin dal momento in cui si indice la riunione è indispensabile chiarire questi 4 aspetti:

Perché sono stato convocato e cosa ci faccio qui?
È importante definire in modo chiaro l’obiettivo della riunione e trasferire ai partecipanti il valore che essa potrebbe avere per loro. Ad esempio: “Condivideremo i risultati dell’ultimo anno e creeremo le basi per quelli del prossimo”, oppure “Estrarremo informazioni importanti dal tuo lavoro quotidiano e capiremo insieme come usarle per riorganizzare i processi aziendali” etc.

Chi sono i miei interlocutori?
Sapere chi parteciperà alla riunione, ma anche chi la condurrà e la faciliterà, è un modo per dare ai partecipanti un’idea molto precisa di cosa ci si potrà aspettare dalla discussione e dei contenuti a cui sarà data maggiore rilevanza.

Cosa devo fare?
Cosa si fa durante una riunione dipende certamente dall’obiettivo che si vuole raggiungere. Perciò, se la comunicazione con cui la indiciamo è sufficientemente precisa e motivante, le persone inizieranno a ragionare sull’apporto che potranno dare già prima di presentarsi. In sostanza, inizieranno da subito a investire le loro energie sulla riunione, e quando si ritroveranno in aula saranno già immerse nel flusso.

Come si svolgerà la riunione?
Ci sono molti modi per raggiungere gli obiettivi di una riunione. Ma ce n’è uno che, nella maggior parte delle occasioni, consente di farlo in modo più semplice, efficace e partecipato: utilizzare strumenti visuali. Questo significa mettere i partecipanti nelle condizioni di allinearsi, accordarsi e discutere attraverso un processo di co-creazione che sfrutta l’immediatezza e l’universalità dei segni grafici per generare entusiasmo e coinvolgimento. È quello che succede anche con le mappe che trovi in questo sito, come il Solution Design Canvas, che fa emergere i driver di acquisto che muovono il cliente, o il Customer Experience Canvas, che mappa il processo di acquisto del cliente suddividendolo in tutte le sue fasi per visualizzare gap e punti di forza.

Organizzare e indire una riunione secondo questi principi significa coinvolgere i partecipanti nelle decisioni e renderli consapevoli del valore che si vuole creare. In questo modo sarà anche molto più facile “attivarli” al momento dell’implementazione. Le riunioni infatti possono dirsi riuscite solo se producono un cambiamento reale nel modo di agire o di pensare delle persone. Ed è proprio su questo tema che ci concentreremo nel nostro prossimo articolo.