Ridurre la distanza tra pianificazione ed esecuzione: il caso HiRef

Panoramica

Quando si parla di condizionamento e refrigerazione industriale è d’obbligo parlare del Veneto. È qui, infatti, che si concentrano ben 150 aziende operanti nel settore e sono presenti il Distretto veneto del Condizionamento e della Refrigerazione industriale (nato nel 2003 per permettere a realtà industriali e artigianali di sviluppare dinamiche aggregative) e il consorzio RefriCold S.c.a.r.l., che gestisce operativamente progetti e servizi relativi al Distretto.

Per comprendere quanto questa realtà sia importante, è sufficiente dire che il Distretto non rappresenta solo un’area di eccellenza in ambito tecnologico e industriale, ma a livello europeo si caratterizza come polo di riferimento con una capacità produttiva pari al 60% del totale.

È in questo panorama che abbiamo incontrato un’azienda dalle caratteristiche fortemente innovative e fuori dal comune per una realtà italiana.

L’Azienda

Stiamo parlando di HiRef, società specializzata nella produzione di unità per la climatizzazione di ambienti tecnologici, un’azienda fortemente evoluta nelle dinamiche interne e votata alla ricerca e sviluppo costanti. 

Queste caratteristiche fanno di HiRef una realtà consapevole di un concetto vitale per qualunque PMI che oggi voglia avere successo sul mercato: ciò che è fondamentale è l’agilità, la capacità di essere reattivi e rispondere velocemente al cambiamento.

Due fattori hanno spinto HiRef a contattarci: da un lato stiamo parlando di un’azienda in forte crescita che, quindi, si sta strutturando per affrontare sfide imprenditoriali sempre più consistenti. Dall’altro, come ogni azienda, erano presenti alcuni gap che interessavano vari processi, sia interni che esterni.

Anche prima del nostro incontro l’impegno di HiRef nel risolvere questi gap era alto, ma era focalizzato sulle singole azioni: ogni intervento migliorativo andava sì a risolvere una criticità, ma rischiava di compromettere altri equilibri. In un momento così critico sarebbe stato facile dedicarsi ai singoli problemi, uno alla volta. Ma non sarebbe stato proficuo, e Hiref l’ha intuito.

Abbiamo avuto modo di incontrare quattro manager dell’azienda alla CUOA Business School e da lì è nata la consapevolezza di dover ristrutturare alcuni dei processi aziendali. Abbiamo definito insieme il nostro intervento fin dalla progettazione, con l’obiettivo di ridurre al massimo la distanza tra analisi, pianificazione ed esecuzione. Le parole d’ordine sono state tre: co-creazione, agilità, operatività.

Il nostro intervento: il Business Model Sprint ©

Per rispondere alle istanze che HiRef viveva nel momento in cui ci ha contattati abbiamo deciso insieme di intraprendere un percorso accelerato e al tempo stesso completo: il Business Model Sprint^©.

Ciò che contraddistingue questo intervento è la possibilità di attivare in modo rapido e mirato l’innovazione del modello di business aziendale, individuando azioni che possano essere intraprese nell’immediato e concentrando il processo di revisione, allineamento e innovazione in tempi ridotti.

Come negli altri interventi che svolgiamo, è stata fondamentale l’assenza di quelle dinamiche che spesso rendono il lavoro svolto inapplicato perché troppo lontano dalla realtà: ogni valutazione, decisione o azione è scaturita da un processo di confronto e allineamento che ha interessato vari reparti. Niente è stato “calato dall’alto” o imposto all’azienda: è in questo modo che si ha la certezza che è la realtà aziendale a evolversi in modo coerente e organico con il suo DNA.

HiRef è un’azienda che da sempre stimola i propri dipendenti a esprimere idee e proposte: in questo contesto la nostra modalità di lavoro si è inserita quasi naturalmente, creando workshop realmente partecipati e proficui.

Come ci ha spiegato Alessandro Zerbetto, marketing manager dell’azienda, l’attenzione è rimasta sempre alta e la percezione è stata quella di potersi mettere in gioco in un ambiente protetto e quindi libero. Lo stare in piedi e l’utilizzo delle mappe appese alle pareti ha creato una democrazia di base tra le idee espresse, che ha fatto sì che tutto meritasse di essere detto e discusso insieme. È proprio da qui che sono emersi gli elementi fino a quel momento ignorati.

Agire fin da subito

Il nostro impegno di facilitazione e direzionamento è stato funzionale alla conduzione di workshop che terminavano sempre con action plan definiti.

Dalla definizione del processo alla somministrazione dei giusti input, dalla ricerca dei design criteria al coinvolgimento dei vari reparti, tutto è stato finalizzato a sistematizzare e rendere coerente quanto prodotto, affinché generasse allineamento e azioni concrete e misurabili.

Fin dai primi workshop sono state attivate una serie di azioni concrete, definite e sistematizzate già durante i workshop stessi. Per cominciare sono stati elaborati documenti di analisi e validazione delle assunzioni fatte durante i primi incontri:

– Analisi desk

– Survey

– Questionari live in occasione di eventi

Oltre a questo, i workshop sono serviti per introdurre una nuova percezione delle attività di validazione: per quanto in HiRef fosse già diffusa l’attitudine al testing, infatti, si trattava di attività incentrate sul prodotto e rivolte verso l’esterno. Ciò che da subito ha coinvolto i partecipanti in azioni pratiche è il testing rivolto verso i processi interni e soprattutto condotto in contesti e ambienti protetti, al fine di minimizzare il rischio.

Grazie a queste attività, fin dai primi workshop sono state condotte azioni migliorative su:

– Revisione dei cataloghi

– Relazione con la rete di distribuzione

– Processo di vendita

Due livelli di innovazione

Nel complesso sono due i livelli sui quali il nostro intervento ha avuto un impatto: da un lato è stata stimolata un’innovazione di tipo inferenziale, data dall’allineamento costante delle risorse. Come ci racconta Alessandro, gli strumenti acquisiti durante il corso sono rimasti in uso anche successivamente per le fasi di confronto e valutazione e per l’allineamento tra diversi gruppi interni all’azienda. Un esempio è stata l’implementazione di una serie di nuovi software: queste attività, che un tempo sarebbero state gestite singolarmente, oggi sono state mappate e gestite come un unico processo organico, ottimizzando l’effort necessario e migliorando l’impatto delle nuove soluzioni sull’azienda.

Il secondo livello di innovazione, invece, è stato radicale e ha comportato una sostanziale revisione della proposta di valore. Il lavoro svolto, a distanza di due mesi, ha creato più impatti:

– Centricità del Cliente: l’esperienza con Beople si è inserita in una evoluzione di grande peso all’interno dell’azienda, ovvero il cambiamento di prospettiva dal mettere il prodotto al centro e mettere, invece, il cliente.

– Interpretazione dei processi: è stata maturata una visione più realistica di quanto alcuni processi fossero complessi e di quale impatto avessero a livello di tempo, individuando dove è possibile intervenire, semplificare e ottimizzare.

– Consapevolezza: è stata compresa la reale importanza dell’azienda sul mercato. HiRef, infatti, pur senza una storia cinquantennale o una awareness internazionale, ha potenzialità altissime: questa consapevolezza ha avuto una portata dirompente nel far capire e interiorizzare il ruolo che l’azienda vuole conquistare nel suo mercato.

Dopo il percorso

A distanza di pochi mesi dalla conclusione del percorso, il metodo appreso durante i workshop è stato trasmesso ai colleghi e utilizzato per confrontarsi su scelte e valutazioni. Il fatturato ha avuto un sostanziale incremento, dovuto non solo a una crescita naturale che l’azienda vede da tempo, ma anche a una serie di interventi effettuati a valle del lavoro svolto.

Le mappe con i post it dell’ultimo workshop sono ancora attaccate alla parete della sala riunioni, e spesso clienti e visitatori chiedono cosa siano, vogliono capire.

Alessandro Zerbetto, in genere, lo spiega così: è la mappatura nel dettaglio del nostro business model, ciò che ci ha permesso di esprimere i nostri punti di sviluppo. Un processo di indagine di soluzioni e spunti per la crescita della nostra azienda.